Za ty roky, co se věnuji kancelářím v Praze, vidím jednu věc pořád dokola. Firmy nehledají kanceláře špatně proto, že by byla špatná nabídka. Hledají je špatně proto, že začínají na špatném místě.
Firmy obvykle začínají hledat kanceláře stejně. Otevřou realitní portály, nastaví lokalitu, velikost a cenu a začnou si domlouvat prohlídky.
Na první pohled to dává smysl. Ve skutečnosti je to ale často důvod, proč skončí v prostorách, které jim dlouhodobě nevyhovují.
Jak firmy obvykle postupují
Typická poptávka vypadá nějak takto:
„Potřebujeme cca 600 m². Ideálně Karlín nebo Pankrác. Rozpočet máme XY EUR/m².“
Pak následuje klasický proces. Firma osloví několik agentur, dostane seznam budov a začíná série prohlídek.
Na papíře to působí logicky. V praxi je ale většina těchto vstupních parametrů jen odhad. A právě to je problém.
Nejčastější chyby, které vidíme
Jedna z nejčastějších vět, kterou na začátku slyšíme, je: „Chceme vidět všechno.“
To je pochopitelné. Jenže ve chvíli, kdy firma neví, co přesně hledá, nepomůže jí ani deset prohlídek. Spíš naopak. Po pár dnech má pocit, že „všechno vypadá stejně“ a rozhodování je ještě složitější.
Druhá typická chyba je odhad velikosti „od oka“. Firma si vezme počet lidí, vynásobí ho nějakým číslem a má hotovo. Realita je ale jiná. Záleží, kolik lidí skutečně chodí do kanceláře, jak pracují a jaké zázemí potřebují.
Velmi často se také zapomíná na meeting rooms a relax zóny. Na papíře vyjde krásných 600 m², ale v praxi se po nastěhování zjistí, že není kde telefonovat, kde mít klidnou schůzku nebo kam si zaměstnanci sednou mimo open space.
A pak je tu poslední věc, která se podceňuje úplně nejvíc – budoucnost. Firma řeší, kolik lidí má dnes. Málokdy řeší, kolik jich bude mít za dva roky.
Co se pak děje v praxi
Důsledky těchto rozhodnutí se většinou projeví až po nastěhování.
Setkáváme se například s firmami, které si pronajmou větší prostor, než reálně potřebují. Počítají s růstem a chtějí mít rezervu. Jenže část týmu pracuje hybridně a kanceláře zůstávají z velké části prázdné. Následně začnou složitě řešit podnájem části prostor, což v praxi znamená další čas, náklady a operativu, se kterou původně vůbec nepočítaly.
Naopak jiná firma zvolí menší kanceláře, aby optimalizovala náklady. Počet pracovních míst vyjde „tak akorát“, ale zapomene se na zázemí. Chybí zasedačky, kuchyňka je poddimenzovaná, není kam si sednout mimo pracovní stůl. Prostor pak přestává fungovat už po několika měsících.
Velmi zásadní roli hraje i lokalita. Viděli jsme případy, kdy se firma rozhodovala primárně podle toho, kde to vyhovuje managementu. Nezohlednila ale strukturu zaměstnanců. Většina týmu byli expati, kteří nebyli ochotni dojíždět na okraj Prahy. Výsledkem byl postupný odchod části zaměstnanců a zbytečné personální problémy.
Relokace kanceláří je přitom rozhodnutí na několik let dopředu. Chyby se neřeší za měsíc, ale za další nájemní období.
Jak to dělají firmy, které to zvládnou dobře
Firmy, které nakonec skončí v opravdu funkčních kancelářích, mají jeden společný přístup.
Nezačínají kancelářemi.
Začínají samy sebou. Řeší, jak jejich firma funguje, kolik lidí skutečně chodí do kanceláře, jaký mají styl práce, jak rychle porostou a co jejich lidé reálně potřebují.
Teprve potom dává smysl řešit velikost, lokalitu nebo konkrétní budovu.
Diagnostika místo „hledání“
Proto dává větší smysl než klasické „pošlete nám nabídky“ začít krátkou diagnostikou.
Během jedné schůzky se dá velmi rychle zjistit, jestli firma vůbec potřebuje změnu, jak velké kanceláře skutečně dávají smysl, jaký typ prostoru odpovídá jejímu fungování a jaká lokalita je pro ni dlouhodobě správná.
Teprve potom má smysl vybírat konkrétní budovy. V praxi to často vede k tomu, že firma hledá něco úplně jiného, než si původně myslela.
Co si z toho odnést
Správná kancelář nevzniká výběrem z nabídky. Vzniká pochopením firmy.
Pokud firma začne hledáním prostor, řeší jen důsledek. Pokud začne pochopením vlastního fungování, řeší příčinu.
A to je rozdíl mezi kanceláří, která „nějak funguje“, a kanceláří, která firmu skutečně podporuje.
Pokud si nejste jistí, jestli vaše současné kanceláře odpovídají tomu, jak dnes vaše firma funguje, dává smysl se na to podívat dřív, než začnete řešit konkrétní nabídky.
Za ty roky jsme viděli desítky firem, které řešily kanceláře až ve chvíli, kdy byl problém zřejmý. Přitom většině těch situací se dá předejít jednou věcí – správně položenými otázkami na začátku.
Většina firem nehledá špatné kanceláře. Jen začíná na špatném místě.